Die E-Rechnung wird Pflicht: Was Zahnarztpraxen jetzt wissen müssen

Die E-Rechnung wird Pflicht: Was Zahnarztpraxen jetzt wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht in Kraft. Diese neue Regelung soll die Rechnungsstellung im B2B-Bereich (Business-to-Business) deutlich effizienter und papierloser gestalten. Für Zahnarztpraxen bringt die Umstellung auf digitale Rechnungen allerdings auch Unsicherheiten mit sich: Welche Änderungen sind konkret erforderlich, und wie sieht die Umsetzung in der Praxis aus?

Warum wird die E-Rechnung Pflicht?

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das Unternehmen ab 2025 verpflichtet, Rechnungen im europäischen Standard EN 16931 auszustellen. Dies betrifft Unternehmen mit Sitz in Deutschland, ihrer Geschäftsleitung oder einer Betriebsstätte im Land. Wichtig zu wissen ist:

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für den B2B-Bereich.

Rechnungen, die an Endverbraucher (B2C) gesendet werden, sind davon nicht betroffen.

Ab 2025 müssen Zahnarztpraxen und andere Unternehmen daher in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen auch zu versenden – allerdings nur, wenn ihr Vorjahresumsatz 800.000 Euro überschreitet. Praxen mit einem geringeren Umsatz müssen erst ab 2028 E-Rechnungen versenden.

Welche Anforderungen sind zu beachten?

Es reicht nicht aus, weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail zu versenden. Diese gelten nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen Regelungen. Stattdessen müssen Rechnungen in einem strukturierten Format vorliegen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Zu den zulässigen Formaten gehören:

• ZUGFeRD: Ein Hybrid-Format, das sowohl eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei als auch eine eingebettete XML-Datei enthält.
• XRechnung: Eine XML-Datei im Format „Cross-Industry Invoice“ (CII) oder „Universal Business Language“ (UBL).

Für Zahnarztpraxen bedeutet das, dass sie möglicherweise auf neue Softwarelösungen umsteigen müssen, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Was müssen Sie in Ihrer Zahnarztpraxis nun konkret tun?

Sie sollten spätestens jetzt mit den Vorbereitungen beginnen, um sicherzustellen, dass Ihre Praxis den Anforderungen gerecht wird:

1. Systeme überprüfen und gegebenenfalls anpassen: Ihre Praxissoftware muss die neuen Formate unterstützen. Eine Integration in Ihre bestehende Software könnte eine Lösung sein, ansonsten ist ein kompletter Umstieg auf eine neue Lösung erforderlich.
2. Mitarbeiter informieren und schulen: Da die E-Rechnungspflicht sowohl den Empfang als auch den Versand von Rechnungen betrifft, sollten alle Mitarbeiter, die mit der Rechnungsstellung zu tun haben, frühzeitig über die Änderungen informiert und geschult werden.
3. Steuerberater einbinden: Um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, sollten Sie als Praxisinhaber eng mit ihrem Steuerberater zusammenarbeiten. Dieser kann auch bei der Auswahl der passenden Software unterstützen.
4. Umsetzungsplan erstellen: Ein konkreter Plan mit einem klaren Zeitrahmen für die Umstellung auf die E-Rechnung ist notwendig. Dies umfasst sowohl die technische Umsetzung als auch die internen Prozesse.
5. Prozess im QM-System dokumentieren: Um den neuen Ablauf transparent zu gestalten, sollten Zahnarztpraxen den Prozess zur E-Rechnung in ihrem Qualitätsmanagement-System (QM) dokumentieren. Hierzu gehört eine Verfahrensanweisung, die genau beschreibt, wie E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt Zahnarztpraxen vor Herausforderungen, bietet jedoch auch die Chance, Arbeitsprozesse zu optimieren und auf die digitale Zukunft vorzubereiten. Wer frühzeitig handelt und die notwendigen Schritte umsetzt, wird die Umstellung stressfrei meistern und von den Vorteilen einer digitalen Rechnungsstellung profitieren.